Quels sont les points positifs et négatifs des archives de type numériques et physiques ?

Tous types de documents rédigés ou reçu par un individu, une structure publique ou privée, est appelé archive. Une structure respectable ne doit en aucun cas négliger ces types de documents, peu importe leurs origines, leurs configurations et leurs dates de conceptions. Cependant, vous devez être en mesure de faire la différence entre les deux types d'archives existants. Lisez la suite de ces écrits pour connaître cette différence, de même que les points positifs et négatifs de ces types d'archives.

Comment peut-on reconnaître une archive physique et une archive numérique ?

Une fois que vous avez conçu un document pour exercer une activité de votre structure, ce document est dès lors classé dans la catégorie des archives. Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques vous permet de faire la distinction entre les différents types d'archives existants. Il faut noter que les archives sont classées en deux grandes catégories. La première catégorie est celle physique et la deuxième est celle électronique ou numérique. Ces deux catégories de documents sont conçues par une personne pour l'exercice des activités d'une structure. La première différence à observer entre ces deux catégories de documents est le support de conception. Les supports utilisés pour la première catégorie sont des papiers, d'où le nom d'archives physiques. La deuxième catégorie, quant à elle, prend en compte l'ensemble des informations et données enregistrées et gardées de façon électronique.

Quel est le type d'archive le plus utilisé par les entreprises de nos jours ?

De nos jours, les archives physiques sont de moins en moins exploitées pour plusieurs raisons. Cela favorise donc l'usage croissant des archives électroniques dans les structures. Ces types de documents ont besoin d'un équipement technique avant d'être exploité par le biais d'un écran. Grâce à cette option, les données sont donc plus modulables. De même, l'usage des dispositifs de stockage connait une évolution grandissante de nos jours. Cette option de dématérialisation favorise la réduction des espaces de stockage et aussi la libération de plus d'espace pour le travail. C'est là un atout important pour augmenter la productivité des structures. Cependant, il est à rappeler que le type de support n'affecte en rien le principe de base d'une archive. Ce principe repose sur le fait que toutes les données doivent être validées et authentifiées avant d'être considérées comme archives.

Quels sont les atouts et les insuffisances des deux types d'archives ?

Certes, plusieurs structures optent pour les archives numériques qui offrent une facilité lors de la gestion, mais il faut notifier que les archives physiques restent incontournables. Quel que soit l'avènement du numérique, il ne pourra aucunement remplacer définitivement le papier. L'usage du papier ne présente aucun effet négatif sur l'environnement en ce sens que cette utilisation n'est pas une source de la déforestation. De plus, il est possible d'imprimer les documents physiques en valorisant l'aspect écologique. Une structure qui archive bien ses documents physiques donne de la valeur à ses activités. Cependant, ces archives physiques représentent de grands risques pour la structure. En cas d'incendie ou autre dégât, ces documents seront pour toujours perdus. C'est en cela que les archives numériques ont une grande importance. En revanche, eux aussi sont exposés à un risque élevé. En cas de panne des dispositifs numériques, les données seront aussi perdues.